Inventario
Lleva el control de los consumibles, instrumentos y suministros que usa tu consulta con profundidad de nivel hospitalario: existencias repartidas en ubicaciones físicas, seguimiento de lotes y caducidad, órdenes de compra, escaneo de códigos de barras y un historial completo de movimientos. HM Praxis también vincula el inventario directamente con los servicios y las citas para que las existencias se descuenten automáticamente a medida que completas las visitas.
Cada dispositivo (o cada organización, si sincronizas) tiene su propio inventario. HM Praxis no se conecta a catálogos de proveedores - tú mantienes la lista de artículos.
Configurar el inventario
Abre la página de Inventario
En la barra lateral, haz clic en Inventario. La página se divide en dos vistas: Artículos y Categorías. Empieza en Categorías.
Crea primero las categorías
Las categorías agrupan los artículos por uso ("Consumibles", "Esterilización", "Materiales restauradores"). Haz clic en Agregar categoría y dale un nombre y una descripción opcional. Puedes crear tantas como necesites.
Agrega un artículo de inventario
Cambia a la pestaña Artículos y haz clic en Agregar artículo. Completa:
- Nombre (por ejemplo, "Guantes de nitrilo, talla M")
- Categoría de la lista que construiste
- Unidad (caja, pieza, ml, g)
- Cantidad en existencias (conteo actual)
- Alerta de existencias mínimas (activa una advertencia en el panel)
- Costo por unidad para los informes de ingresos/costos
- Proveedor como referencia de reorden (opcional)
Guarda y verifica
Haz clic en Guardar. El artículo aparece en la lista con una etiqueta de estado de existencias: En existencias, Existencias bajas (por debajo de la alerta mínima) o Sin existencias. El widget de alertas de inventario del panel muestra cada artículo que está bajo o agotado.
El mínimo debe ser tu umbral de reorden, no cero. Si pides guantes cada dos semanas y usas una caja al día, define el mínimo en 14 cajas para que la alerta se active antes de quedarte sin existencias.
Navegar por categoría
La pantalla inicial de Inventario es una cuadrícula de categorías, no una lista plana de cada artículo. Esto mantiene navegable un catálogo grande: entras en una categoría para ver sus artículos en lugar de desplazarte por miles de filas. Cada mosaico de categoría muestra un resumen en vivo:
- Número de artículos en la categoría
- Conteo de existencias bajas - cuántos artículos están en su mínimo o por debajo
- Valor de existencias - el valor total de las existencias de esa categoría (cantidad por costo)
El diseño centrado en categorías es lo que permite que la misma página de Inventario sirva a una consulta individual con 40 artículos y a un departamento hospitalario con miles. Abre solo la categoría en la que estás trabajando.
Identificar artículos de un vistazo
Los artículos, las categorías y las ubicaciones pueden llevar cada uno una imagen para que tu equipo los reconozca al instante. Agrega una foto de la caja, el gabinete o el carrito y aparecerá en el mosaico.
Cuando no hay imagen, HM Praxis muestra un mosaico de color con la primera letra del nombre, para que cada entrada siga teniendo una identidad visual clara y consistente incluso antes de que agregues fotos.
Ajustar las existencias
Las existencias se ajustan de dos maneras:
Ajuste manual
Abre un artículo y haz clic en Ajustar existencias. Introduce el cambio (positivo para existencias recibidas, negativo para mermas o correcciones) y un motivo. Cada ajuste se escribe en el historial de existencias del artículo.
Consumo automático
Cuando completas una cita con materiales usados, HM Praxis descuenta las existencias por las cantidades usadas. No hace falta ninguna entrada manual.
Escaneo de códigos de barras
La página de Inventario tiene un campo Escanear un código de barras en la barra de herramientas. Apunta un escáner de códigos de barras USB o Bluetooth a la etiqueta de un artículo - un escáner simplemente teclea el SKU y presiona Enter - y HM Praxis salta directamente al ajuste de existencias de ese artículo para que corrijas el conteo en segundos.
No necesitas hardware especial. Teclear el SKU de un artículo en el campo y presionar Enter hace exactamente lo mismo que un escaneo físico.
Existencias en varias ubicaciones
Un mismo artículo a menudo está en varios lugares a la vez - algunos en un consultorio, otros en el almacén principal, otros en un carrito móvil. HM Praxis te permite colocar un total autoritativo a través de ubicaciones físicas y lleva el control del resto por ti.
Define tus ubicaciones
Abre Gestionar ubicaciones desde la barra de herramientas de Inventario y agrega los lugares físicos donde residen realmente las existencias. Cada ubicación tiene un tipo:
- Departamento (por ejemplo, "Endodoncia")
- Sala o consultorio
- Carrito (un carrito de suministros móvil)
- Almacén (un cuarto de existencias o gabinete)
- Farmacia
- Otro para cualquier cosa que no encaje
Define el total autoritativo
La cantidad en existencias del artículo sigue siendo la única fuente de verdad de cuánto posees. No cambias ese número cuando colocas existencias - simplemente describes dónde está el total existente.
HM Praxis resta todo lo que has colocado en ubicaciones del total autoritativo y muestra el resto como una bolsa de Sin asignar. Nunca editas Sin asignar directamente - siempre refleja "en propiedad pero aún no colocado en ningún lugar".
Coloca existencias en las ubicaciones
Introduce cuántas unidades hay en cada ubicación. A medida que colocas existencias, el resto Sin asignar baja. HM Praxis protege contra la sobrecolocación: no dejará que la suma de las ubicaciones supere el total autoritativo, así que tus colocaciones nunca pueden inventar existencias que no tienes.
Define puntos de reorden por ubicación
Cada ubicación puede tener su propio punto de reorden, independiente del mínimo general del artículo. Un consultorio concurrido podría avisar a 5 mientras que el almacén principal avisa a 50, así el estante correcto se rellena antes de quedarse vacío incluso cuando el total del artículo todavía se ve saludable.
Lotes, partidas y caducidad
Para cualquier cosa que caduque - anestésicos, reactivos, medicamentos - lleva el control de las existencias como lotes (partidas). Cada lote registra:
- Número de lote del fabricante
- Fecha de caducidad
- Cantidad en ese lote
- Ubicación (opcional) - dónde se almacena el lote
Los lotes están codificados por color según la caducidad: un lote que caduca pronto o que ya caducó se marca para que nunca se use pasada su fecha ni quede olvidado en un estante.
Cuando un lote está caducado o por caducar, HM Praxis muestra una alerta de caducidad en la campana de notificaciones y en el panel, para que todo el equipo la vea - no solo quien abra ese artículo.
Historial de existencias
Cada artículo mantiene un libro de movimientos - un rastro de auditoría completo de cómo cambió su cantidad con el tiempo, mostrado del más reciente al más antiguo. El historial registra:
- Ajustes manuales, con el motivo que introdujiste
- Consumo automático de citas completadas
- Existencias recibidas de una orden de compra
Cuando un conteo se ve mal, abre el historial del artículo. El libro muestra cada cambio en orden, así puedes rastrear exactamente cuándo y por qué se movió la cantidad.
Órdenes de compra y recepción
Pide existencias a tus proveedores con un flujo de orden de compra (OC) en regla. Crear el borrador y pedir es puro registro; las existencias solo se mueven cuando recibes.
Crea el borrador de la orden
Desde la barra de herramientas de Inventario abre Órdenes de compra y haz clic en Nueva orden de compra. Elige un proveedor, luego agrega líneas de artículo - cada línea es un artículo, una cantidad y un costo unitario. La orden empieza en estado Borrador.
Márcala como pedida
Una vez que has enviado la orden a tu proveedor, muévela de Borrador a Pedida. Es un estado de registro - le dice a tu equipo que las existencias están en camino.
Crear el borrador o pedir no cambia nada en tus conteos disponibles. Las cantidades solo se mueven cuando recibes la orden, así que una OC abierta nunca infla tu inventario.
Recibe en existencias
Cuando llega la entrega, abre la orden y haz clic en Recibir. HM Praxis aplica cada línea a las existencias de una vez, aumentando la cantidad de cada artículo según lo pedido, y mueve la orden a Recibida. La recepción se registra en el historial de existencias de cada artículo.
Cancela si es necesario
Una orden que ya no necesitas se puede mover a Cancelada. Una orden cancelada, igual que un borrador, nunca afecta las existencias. El ciclo de vida es Borrador → Pedida → Recibida, con Cancelada disponible como salida antes de recibir.
Vincular materiales a los servicios
En la página de Servicios, cada servicio puede declarar qué artículos de inventario usa y en qué cantidad. Cuando ese servicio se agrega a una cita, los materiales se precargan como planificados. Esto es lo que hace rápido el flujo: no introduces materiales por visita, los mantienes por servicio.
- El servicio "Limpieza dental" se vincula a: 2x gasa, 1x pasta profiláctica, 4x guantes
- Agendar una limpieza planifica automáticamente esos materiales
- Completar la cita confirma o ajusta el uso real
- Las existencias se descuentan según lo que realmente se usó
Alertas de existencias bajas
Cualquier artículo con cantidad en existencias en su alerta de existencias mínimas o por debajo aparece en:
- El widget de alertas de inventario del panel principal
- La página de Inventario, con una etiqueta de estado amarilla/roja
- La página de Informes, con el historial de uso para planificar reordenes
Las alertas son solo visuales. Úsalas para impulsar tu flujo de reorden con tus proveedores habituales.
Informes de inventario
La página de Informes incluye:
- Materiales más usados por mes
- Tendencias mensuales de costo de materiales
- Reservas para próximas citas (planificadas pero aún no usadas)
- Instantánea del estado de existencias para cualquier rango de fechas
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